Ortak sefer: gerçekten kalkış yapan grup projeleri

Notlandırılan grup çalışmaları nadiren yetenek yüzünden başarısız olur. Kimin neyi ne zamana kadar teslim edeceği ve bitmiş işin nasıl görüneceği hiçbir zaman yazıya dökülmediği için başarısız olur. Yazısız bir anlaşmaya sahip dört yetkin kişi, yazılı anlaşması olan üç ortalama kişiden daha kötü bir rapor teslim eder ve bunu iki gün geç yapar.

Grup çalışmasının en pahalı sözü

Sonra paylaşırız, ilk toplantıda söylenmesi en ucuz, söylenmiş olması en pahalı cümledir. İşbirlikçi gelir, toplantıyı erken bitirir ve herkes odadan bundan sonra ne olacağına dair farklı bir tabloyla çıkar.

Gerçekte yaptığı şey, paylaşımı onu emecek hiçbir payın kalmadığı noktaya ertelemektir. İkinci haftada kötü bölünmüş bir görev yeniden bölünebilir. Altıncı haftada bölünemez, çünkü eksik olan neyse onu fark eden kişi üretmek zorundadır; bu genellikle tek bir kişidir ve genellikle geceleyin olur. Ertelemenin bedeli kazandığınız on dakika değildir. Elden çıkardığınız bütün pazarlık alanıdır.

Daha yumuşak sürümleri de aynı şeyin şık kıyafetli halidir: bakalım nasıl gelişecek, sohbette hallederiz, herkes elinden geleni yapar. Bunların hiçbiri karar değildir. Daha kötü koşullarda sonra karar vermeye dair anlaşmalardır.

İlk toplantı gerçekten önemli olan tek toplantıdır

Bir grup projesindeki etkinin neredeyse tamamı ilk oturumda durur ve çoğu grup bu oturumu tanışmakla harcar. Bir saat yeter, ama o saatin iyi bir atmosfer değil somut çıktılar üretmesi gerekir. Kimse odadan çıkmadan beş şey netleşmelidir:

• Bitmiş işin nasıl göründüğü. Konu değil, biçim: kaç sayfa, kaç slayt, kaç dakika, hangi bölümler var, değerlendirme ölçütleri gerçekte neyi ödüllendiriyor. Ödev yönergesini birlikte sesli okuyun, çünkü onu tek başına okuyanlar farklı okur.
• Kimin hangi parçayı aldığı, ilgi alanı olarak değil teslim edilecek çıktı olarak yazılmış halde. Biri kuramla ilgilenir değil; şu konudaki bölüm, dört sayfa, ilk taslak ortak klasörde.
• Tarihler, iç tarihler dahil. Her parça bir tarih taşır ve o tarih teslim tarihi değildir.
• Dosyalar için tek bir yer. Tek ortak klasör, tek adlandırma düzeni, tek güncel sürüm. Sohbette elden ele dolaşan ekler, birinin bir hafta boyunca eski bir dosya üzerinde çalışmasını garantiler.
• Birleştirmeyi yapan tek kişi. Lider değil, daha çok çalışan da değil. Görevi parçaları tek bir belgede toplamak olarak adlandırılmış ve aynı zamanda en büyük bölümü yazmayan biri.

Sonuçları beş satırda yazın ve herkesin göreceği bir yere koyun. Bu bürokrasi değildir. Grubun sahip olduğu tek belgedir ve ilerideki bir anlaşmazlığı kişisel olmaktan çıkarıp denetlenebilir kılan şeydir.

Sempatiye göre değil sınırlara göre bölün

İçgüdü, işi iyi anlaştığınız kişiler arasında bölüştürüp parçaların uyacağını ummaktır. Daha iyi ölçüt, dikiş yerlerinin nerede olduğudur. Bir parça, bir kişinin kimseyi beklemeden bitirebileceği ve sonu tanınabilir olan bir şey olmalıdır. Aynı bölümü paralel olarak düzenleyen iki kişi, aşağı yukarı eşit oranda çatışma ve mükerrer emek üretir.

Bu, işi aşamalara göre değil ürünün yapısına göre bölmek demektir. Biri araştırsın, biri yazsın, biri biçimlendirsin verimli görünür ama değildir; çünkü ikinci kişi birincisi bitirmeden başlayamaz, üçüncü kişi haftalarca boş oturur ve sonra bir gün panik yapar. Herkese kendi kaynakları, kendi metni ve kendi şekilleriyle kapalı bir bölüm verilirse grup gerçekten paralel çalışabilir.

Bir şey gerçekten bölünemiyorsa, örneğin ortak bir analiz ya da paylaşılan bir veri kümesi, bunu bir devir değil bir toplantı olarak ele alın. Ortak parça üzerinde birlikte geçirilen iki saat, sonradan uzlaştırılması gereken dört ayrı sürümden ucuzdur.

Üst üste binen her şey daha erken bir iç tarih ister

Bazı parçalar başkalarını besler. Analiz temizlenmiş veriyi ister. Tartışma sonuçları ister. Slaytlar nihai sayıları ister. Akışın başındaki parçayı tutan kişi herkesin takvimini tutuyordur ve bu neredeyse hiç açıkça söylenmez.

Kendisine bağlı parçaları olan her iş, gerçek tarihten belirgin biçimde önce, saatlerle değil günlerle payı olan bir iç tarih alır. Sonuçlar gruba ayın on beşinde, rapor ayın otuzunda teslim edilecekse, tartışmayı yazan kişinin iki haftası vardır. Kimse daha erken bir tarih koymadığı için sonuçlar yirmi sekizinde gelirse o kişinin iki akşamı vardır ve analitik ağırlığı taşıyan bölüm belgedeki en zayıf yer olur.

İç tarih aynı zamanda grubun sahip olduğu tek erken uyarı sistemidir. On beşinci günde kaçırılan bir iç tarih bir konuşmadır. Aynı gecikme yirmi dokuzuncu günde fark edilirse başkasının sırtladığı bir krizdir.

Birleştirme kendi zamanı olan ayrı bir iştir

Dört doğru bölüm bir rapor etmez. Farklı terminolojiye sahip dört bölüm, aynı değişkenin üç tanımı, üç biçimde başlıklar, iki üslupta kaynakça ve girişin hiç vaat etmediği bir şeyi tartışan bir sonuç eder. Bunları tek bir belgeye dönüştürmek gerçek bir iştir ve saatler alır.

Bu yüzden planda kendi dilimini alır, teslimden birkaç gün önce, herkes hala ulaşılabilirken. Birleştiren kişi metni baştan sona her parçanın doğruluğu için değil tutarlılık için okur ve somut boşlukları geri bildirir: bu bölüm terimi başka türlü tanımlıyor, bu şeklin açıklaması yok, bu iddia iki kez geçiyor.

Birleştirmenin teslimden önceki akşam yapıldığı sürüm, birleştirmenin ortaya çıkardığı şeyi düzeltmeye kimsenin vaktinin kalmadığı sürümdür. Belge o zaman görünür dikişlerle gider ve dikişler çoğu değerlendirme ölçeğinde puan götürür, çünkü tutarlılık genellikle açıkça notlandırılır.

Gecikmeyi çatışmaya dönüşmeden adlandırmak

Biri geride kaldığında işe yarayan hamle, konuyu erken açmak ve onu kişiye değil tarihe bağlı tutmaktır. Sen hiçbir şey yapmıyorsun ile taslak salı günü teslim edilecekti, bugün perşembe, cumartesiye kadar gelmesi için neye ihtiyacın var arasında büyük bir pratik fark vardır. Birincisi bir hükümdür ve savunmayı davet eder. İkincisi bir tarih sorusudur ve genellikle cevap alır.

Bunu özel mesajlarda değil ortak kanalda yapın; kimseyi teşhir etmek için değil, grup neyin ne zaman kararlaştırıldığına dair tek bir kayıt tutsun diye. Ve üçüncü kaçırılan tarihte değil ilkinde yapın. Üçüncüsünde kırgınlık birikmiş, ton değişmiş ve konuşma artık takvimle ilgili olmaktan çıkmıştır.

Hocayı ne zaman işin içine katmalı

Gecikme teslimi tehdit ediyorsa ve grup içi girişimler işe yaramadıysa danışmanı işin içine katın, üstelik teslim tarihinden sonra değil önce. Çoğu bölümün eşitsiz katkı için bir prosedürü vardır ve hemen hepsi sorunun hala onarılabilirken görünür olmasını gerektirir. Notlar açıklandıktan sonra yapılan şikayet nadiren bir şeyi değiştirir. Seçeneklerin neler olduğunu erken, olgular üzerinden ve bir şikayet listesi olmadan sorun.

Kendiniz üstlenmenin daha ucuz olduğu durumlar

Bazen işi kendiniz yapmak gerçekten en ucuz seçenektir. Eksik bölüm iki sayfaysa ve onun teslim edilmesi için yapılacak pazarlık yazmaktan fazla enerji götürecekse, yazın. Bu meşru bir hesaptır ve altıncı haftada küskünlükle yapılmaktansa üçüncü haftada bilinçle yapılması iyidir. Ama gözünüz açık yapın: daha az maliyetli olduğu için yapın, sonradan takdir edileceğini beklediğiniz için değil. Genellikle edilmez ve bu beklenti, pratik bir kararı dört haftalık biriktirilmiş bir kırgınlığa çeviren şeydir.

Ters yöndeki uyarı daha ağır basar ve tam da böyle bir yazıyı okuma ihtimali en yüksek kişilere yöneliktir. Daha hızlı yapabildiğiniz için işi düzenli olarak geri alıyorsanız, şikayet ettiğiniz yolcuları siz üretiyorsunuz demektir. Bir kişinin sessizce her şeyi sırtladığı bir grup, teslim ettiği hiçbir şeyin taşıyıcı olmadığını topluca öğrenir ve iki turdan sonra teslim etmeyi bırakır. İnsanları bir tarihe bağlı tutmak rahatsız edicidir. Onların payını onlar yerine yapmak daha rahat, hayli daha pahalı ve düzeltmeye çalıştığı davranışı birebir eğiten şeydir.